La definizione di Report (e di Reporting) è assai labile ed assume spesso connotazioni anche profondamente diverse, a seconda dell’ambito in cui viene utilizzata.

Dal punto di vista del controllo di gestione un Report, a mio avviso, è rappresentato da un’aggregazione strutturata, ordinata e coerente di dati, in grado di trasmettere un messaggio al suo fruitore e di essere di supporto all’attività di decision making. Quello del messaggio è l’elemento distintivo che trasforma il report da un generico insieme di dati ad una produzione di informazioni che generano valore aggiunto ed un significato ben preciso. Una tabella scarsamente formattata e ricca di numeri senza particolare significato non può essere considerata un report vero e proprio.

In altre parole un Report per essere definito tale deve essere in grado di raccontare una storia, facendo capire al suo fruitore quali sono le criticità e dove si debba intervenire per porre in essere delle azioni correttive.

Come afferma Peter Drucker “il fine delle informazioni non è la conoscenza, ma la possibilità di prendere le giuste decisioni”.

Inoltre se ci pensiamo bene, il report rappresenta per così dire l’output dell’attività del controller, nel report si condensano tutte le attività svolte in precedenza. Il report infatti contiene implicitamente tutte le premesse fatte e tutti i metodi applicati in azienda (product costing, contabilità dei costi ecc.)

Nella maggior parte dei casi l’attività di reporting si limita alla fase di identificazione delle varianze, se non addirittura alla sola e mera rappresentazione di dati, dimenticandosi di spiegarne le ragioni. Un report ben fatto dovrebbe essere il punto di partenza per generare decisioni che portino ad azioni di miglioramento.

Per riuscire a realizzare un report che soddisfi questi requisiti, è necessario tenere in considerazioni molti aspetti, che riguardano sia la parte, per così dire hard, ossia la produzione del report e tutte le attività connesse, ma anche la parte soft, riguardante invece le modalità di rappresentazione dei dati ed anche le modalità con cui questi vengono presentati al management.

Gli aspetti sono molteplici, mi limiterò in questo articolo solamente ad accennarli.

Contenuto

Il contenuto del report è il primo elemento essenziale per la redazione di un report efficace. Per cui la scelta degli indicatori da utilizzare, risulta essere un aspetto fondamentale quanto lo sono le sue modalità di presentazione. La scelta dei KPIs oggetto di misurazione non è cosa di poco conto, molto spesso i KPIs utilizzati sono indicatori standard, magari legati al settore produttivo in cui ci troviamo, forse troppo spesso si adottano KPIs “emergenti”, scaturiti dal processo ma slegati dai nostri obiettivi primari. Infatti un approccio più strategico alla misurazione della performance, come quello ad esempio suggerito dalla Balanced Scorecard, impone il ragionamento opposto, non utilizziamo i KPIs emergenti dal processo, ma cerchiamo di rendere misurabili i nostri obiettivi strategici identificando degli indicatori in base a ciò che vogliamo raggiungere.

Per cui il primo step che consente al reporting di essere efficace è il suo contenuto, se il contenuto è povero e non in grado di misurare correttamente la performance aziendale, tutto ciò che possiamo fare in seguito sarà solo un’operazione cosmetica che non renderà il report uno strumento ad alto valore aggiunto.

Il contenuto del report, inoltre, dovrebbe variare in base al suo fruitore, ad esempio non riporteremo gli stessi KPIs per un responsabile di linea e per l’amministratore delegato. Il livello di dettaglio e la granularità dei KPIs dovrebbe quindi variare anche in base ai livelli gerarchici.

Struttura e rappresentazione dei dati

Ora che abbiamo gli indicatori giusti, come costruiamo il report? Quale struttura gli diamo?Usiamo tabelle? Grafici? Non esiste una regola precisa da seguire, ma è bene ricordare che la struttura deve agevolare la lettura dei dati e potenziarne la comunicazione. E’ bene tenere a mente, in ogni caso, come l’utilizzo di grafici opportunamente pensati, agevoli la comprensione del report.

In questo caso ci possono venire in aiuto le regole dell’IBCS.

Messaggio comunicato – storytelling

Il report dovrebbe raccontare una storia e per poterlo fare dovrebbe trasmettere un messaggio chiaro ed univoco. Affinché sia possibile trasmettere un messaggio è necessario che il produttore del report (il controller), abbia già interpretato di dati e dato loro un significato analizzando le cause degli scostamenti.

Commenti

Rappresentano la spiegazione del messaggio. Un report non dovrebbe essere composto solo da numeri e grafici, ma anche da commenti di testo che spieghino che cosa è accaduto e che prospettino possibili soluzioni future.

Supporto

Il report dovrà essere adattato in base al supporto col quale andremo a presentarlo, ci si sofferma spesso sulle caratteristiche fisiche del report, ignorando invece il mezzo con cui questo verrà distribuito e presentato, si tratta di un PDF inviato via email? Di una slide di una presentazione PowerPoint? Farà parte di un corposo documento di 100 pagine? Verrà stampato? Sarà elemento di discussione tra il top management? Con quale cadenza viene prodotto il report? A quale livello gerarchico appartiene il cliente del report?

Presentazione

Il report verrà presentato direttamente dal Controller, oppure sarà il manager ad occuparsi della presentazione? Anche questa è una domanda importante da porsi, ad esempio un report molto complesso potrà essere presentato con maggiore facilità da chi lo ha realizzato rispetto a chi ne è solamente il fruitore.

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