La base fondamentale dalla quale partire per costruire un sistema di controllo di gestione industriale è la raccolta dei dati in produzione, siano essi provenienti automaticamente da un sistema MES (Manufacturing Execution System), oppure da rapporti cartacei compilati manualmente.

I dati raccolti in produzione sono fondamentali per il calcolo dei costi dei prodotti ad esempio, la precisione del nostro sistema di costing dipenderà anche da quali dati saremo in grado di raccogliere. A loro volta anche i nostri KPIs di produzione dipenderanno dagli stessi dati e conseguentemente sarà il nostro sistema di reporting ad esserne influenzato. A cascata, anche il calcolo del margine di contribuzione sarà influenzato dalla puntualità dei dati raccolti in produzione, per cui, per quanto banale possa sembrare, questa attività è assolutamente fondamentale per la costruzione di un sistema di controllo di gestione efficace.

I mezzi ed il fine

Non è il mezzo di raccolta dati a fare la differenza ma il suo utilizzo, se un sistema automatico è mal programmato ed utilizzato in modo non appropriato, i dati che produrrà saranno di scarsa qualità. Viceversa un sistema di raccolta manuale compilato con accuratezza fornirà dei buoni dati su cui poter lavorare. Naturalmente lo stato dell’arte sono i sistemi MES che permettono rilevazioni completamente automatiche dei tempi di processo, con minimi interventi manuali per arricchire le informazioni già rilevate.

Non tutte le aziende, soprattutto quelle di più ridotte dimensioni, possono permettersi sistemi MES di rilevazione automatica dei dati, ma anche una rilevazione manuale ben organizzata può fare la differenza e può permettere ad un’azienda di migliorare la gestione del processo produttivo, il calcolo dei costi e la misurazione della performance in generale.

Un tipico rapporto di produzione, suddiviso per linea, macchina o stazione di lavoro ecc., permetterà di rilevare le ore di funzionamento, i fermi, i guasti, gli scarti, le perdite di velocità, le quantità prodotte e tanti altri dati utili. Ovviamente questi dati una volta raccolti dovranno finire in un database, se l’azienda è dotata di un ERP che gestisce la produzione, normalmente è possibile anche inserire i dati a sistema, altrimenti il modo più basilare, dal quale partire è quello di utilizzare Excel come punto di partenza, ciò vale soprattutto per le piccole imprese.

E’ un processo trasversale

La raccolta dati è in realtà un processo trasversale, non riguarda solamente il controllo di gestione industriale, ma coinvolge anche altri reparti, tra i quali potremmo trovare la qualità, la pianificazione della produzione e logistica, l’ufficio tecnico, l’ingegneria di processo, la direzione della produzione, tutti reparti “avidi” di informazioni. Il rischio che può nascere è quello che venga richiesto di rilevare lo stesso dato, oppure un dato molto simile, più volte. Pertanto è molto importante che la raccolta dati avvenga in modo coordinato, coinvolgendo tutti i reparti interessati, solo in questo modo la rilevazione sarà efficiente. Un buon sistema di rilevazione permette anche agli operatori dedicati alla raccolta del dato, di essere più precisi e veloci nel farlo.

Gli aspetti “umani”

La raccolta dati implica anche aspetti legati alla gestione del personale, soprattutto quando questa riguarda la rendicontazione delle ore di lavoro della manodopera. In contesti dove gli operatori non sono abituati a farlo, potrebbe essere visto come un modo di controllo del proprio lavoro, il progetto di raccolta dei dati va quindi comunicato nel modo corretto a tutti gli interessati, spiegando in maniera dettagliata quale sia il fine ultimo della rilevazione e che non si tratta di un modo per sorvegliare l’operato dei singoli collaboratori. Tutto ciò dovrebbe quindi far parte della formazione del personale interessato dalla rilevazione, ciò che sarebbe bene scaturisse è che non è solamente importante fare bene il proprio lavoro, ma lo è altrettanto rendicontare ciò che è stato fatto.

Le aziende operano in contesti competitivi sempre maggiori e la rilevazione dati, che permette di effettuare analisi tecniche ed economiche, è uno strumento fondamentale per intraprendere le azioni correttive necessarie a garantire il successo del business.

Chi si occupa di controllo di gestione industriale, con le sue analisi sarà anche in grado di controllare la qualità stessa dei dati raccolti, fornendo così un importante feedback alla produzione per eventuali miglioramenti.

Iscriviti alla mia newletter per rimanere aggiornato.