Rendi report e dashboard di più facile comprensione, supporta le decisioni in modo efficace

Vi siete mai trovati davanti a un report incomprensibile?

Molto spesso è davvero difficile leggere ed interpretare i dati rappresentati in un Report ed è capitato a tutti di trovarsi di fronte report come questi:

L’obiettivo di un report dovrebbe essere quello di supportare le decisioni e guidare le azioni verso il raggiungimento dei nostri obiettivi, ma non è affatto facile riuscire in questa impresa.

La tecnologia ci può aiutare?

Anche grazie alle nuove tecnologie abbiamo a disposizione una mole di dati sempre più grande dalla quale partire per redigere un Report e siamo in grado di modellare i dati in maniera sempre più efficace. Questo è sicuramente un vantaggio.

Tutto ciò è sufficiente per creare Report efficaci però? La risposta purtroppo è no.

Non è affatto facile riuscire a costruire Report efficaci che ci permettano di far arrivare il messaggio al destinatario e tutto ciò vale a prescindere dal mezzo tecnologico che stiamo utilizzando.

Cosa possiamo fare quindi?

Adottare gli IBCS rappresenta davvero un aiuto concreto, che ci permette di realizzare report e dashboard di facile ed immediata comprensione:

Vediamo in dettaglio cosa sono gli IBCS

Gli International Business Communication Standards sono linee guida  pratiche per il design dei report aziendali. Mirano a creare un linguaggio visuale che permetta di redigere report più efficaci, che siano più facilmente comprensibili e che garantiscano l’integrità e l’univoca interpretazione dei dati rappresentati.

Non si tratta semplicemente di tecniche di visualizzazione dei dati, ma di un set di regole che tiene conto dei molteplici aspetti che riguardano la redazione di report aziendali.

I principi degli IBCS  si basano sulle SUCCESS Rules, un acronimo dove a ciascuna lettera corrisponde un gruppo di regole IBCS:

Questa regola si occupa dell’efficace comunicazione di messaggi ai destinatari di report e presentazioni. Un report, infatti, dovrebbe sempre comunicare un messaggio.

Trasmettere un messaggio significa che report e presentazioni, sia nel loro insieme che nelle loro singole componenti, intendono dire qualcosa di importante ai loro destinatari. I messaggi in questo senso possono essere spiegazioni, chiarimenti, motivazioni, raccomandazioni e altre affermazioni rilevanti.

Questa sezione si occupa quindi dell’introduzione, la consegna, il supporto e il riassunto dei messaggi in relazione agli obiettivi dei creatori dei report e dei rispettivi destinatari.

Questa regola si occupa di definire gli aspetti dell’applicazione della notazione semantica nei report e nelle presentazioni.

Applicare la notazione semantica significa seguire un semplice principio nella redazione dei report e delle presentazioni aziendali: ciò che ha lo stesso significato dovrebbe essere visualizzato, sempre, nello stesso modo. Al contrario, ciò che non ha lo stesso significato, dovrebbe essere rappresentato in modo diverso.

In molte discipline, come l’ingegneria, la musica e l’architettura, gli standard di notazione semantica sono una cosa ovvia e consolidata da tempo. Al contrario nel mondo del reporting aziendale non sono mai stati impiegati degli standard ed è per questa ragione che a volte i report sono difficili da comprendere. Ad esempio, non esiste ancora un accordo comune sul significato degli elementi di stile come titoli, marcatori di linea, assi, indicatori di evidenziazione, ecc. usati nei grafici aziendali.

Questa parte degli standard si occupa quindi di definire le regole semantiche per tutti gli aspetti importanti e ricorrenti nel contesto del reporting aziendale, come: la terminologia (es. parole, abbreviazioni, formati numerici), le descrizioni (es. messaggi, titoli, legende), le dimensioni (es. misure, scenari, periodi di tempo), le analisi (es. confronti e varianze), e gli indicatori per evidenziare, la scala ecc.

Questa sezione degli standard si occupa di tutti gli aspetti legati all’aumento della densità informativa di report e presentazioni.

Aumentare la densità delle informazioni significa che report e presentazioni condensano tutte le informazioni rilevanti e necessarie per comprendere il messaggio del report stesso sulla stessa pagina.

Questa parte degli standard riguarda quindi l’utilizzo di piccoli componenti, l’ottimizzazione dello spazio e l’aggiunta di dati, elementi ed oggetti.

Questa regola degli standard si occupa assicurare l’integrità visiva nei report e nelle presentazioni.

Assicurare l’integrità visiva significa che i report e le presentazioni presentano le informazioni nel modo più veritiero e più facilmente comprensibile, evitando immagini fuorvianti, la manipolazione degli assi e degli elementi di visualizzazione, l’uso delle stesse scale e la visualizzazione degli aggiustamenti dei dati.

Questa regola degli standard si occupa assicurare l’integrità visiva nei report e nelle presentazioni.

Assicurare l’integrità visiva significa che i report e le presentazioni presentano le informazioni nel modo più veritiero e più facilmente comprensibile, evitando immagini fuorvianti, la manipolazione degli assi e degli elementi di visualizzazione, l’uso delle stesse scale e la visualizzazione degli aggiustamenti dei dati.

Questa regola disciplina gli aspetti legati agli elementi superflui dei report che generano disordine e difficoltà di lettura.

Vanno quindi eliminati tutti quegli elementi e le caratteristiche di report e presentazioni che sono troppo complicati, ridondanti, che distraggono o che semplicemente hanno un mero fine decorativo.

Questa regola si occupa di disciplinare tutti gli aspetti relativi all’organizzazione del contenuto di report e presentazioni.

Organizzare il contenuto significa che report e presentazioni seguono una struttura logica che permette la creazione di una trama convincente utile alla costruzione di uno storytelling efficace.

Questa parte degli standard definisce quindi l’utilizzo di elementi coerenti, la costruzione di elementi non sovrapposti, la costruzione di elementi collettivamente esaustivi, la costruzione di strutture gerarchiche e la corretta visualizzazione della loro struttura.

Le SUCCESS Rules possono essere suddivise in tre gruppi principali che ci aiutano a comprendere la struttura degli IBCS e la loro applicazione:

  • Notazione semantica: le regole semantiche aiutano a trasmettere chiaramente il contenuto usando una notazione uniforme (regola UNIFY)
  • Regole concettuali: le regole concettuali aiutano a trasmettere chiaramente il contenuto utilizzando uno storytelling appropriato (regole SAY e STRUCTURE)
  • Regole percettive: le regole percettive aiutano a trasmettere chiaramente il contenuto utilizzando un design visivo appropriato (regole CONDENSE, CHECK, EXPRESS e SIMPLIFY)

Per ciascuna regola vengono identificate delle sotto-regole, per un totale di 98 regole standard.

Consulente Certificato

Sono il primo Consulente Certificato IBCS in Italia e posso aiutare la tua azienda ad implementare gli standard ed a migliorare il sistema di reporting.

Compila il modulo cliccando qui sotto e contattami senza impegno per richiedere informazioni.

FAQ

Tutte le organizzazioni che redigono report basati su dati strutturati, dove è necessario confrontare diversi scenari tra di loro, come Actual, Budget e Anno precedente.

Per implementare correttamente gli IBCS è necessaria una loro approfondita conoscenza.

La via più sicura è quella di farsi assistere da un consulente certificato IBCS.

Grandi aziende come Philips, Lufthansa, Coca Cola Icecek, Daimler, Swiss Post, SAP e tante altre li hanno adottati con successo.

Si gli standard sono rilasciati con la licenza Creative Commons BY-SA.

Assolutamente no. Rappresentare i dati all’interno di regole ben precise più che un limite è un vantaggio.

In altre discipline molto più creative del reporting aziendale, sottostare a determinate regole non limita certamente l’espressione creativa (pensiamo ad esempio ai musicisti ed al pentagramma).

Esistono software certificati IBCS, compatibili con diverse applicazioni come Power BI, Excel, ClickSense, SAP.

IBCS Standard Image

Scarica gratuitamente gli standard

Iscrivendoti gratuitamente all’IBCS Association potrai scaricare una copia gratuita degli standard (in lingua inglese – licenza CC BY-SA)

IBCS 1

Scarica gratuitamente Report d'esempio

Scarica gratuitamente report di esempio basati sulle regole IBCS. Inserisci i tuoi dati e ricevi il link per il download.

Sito ufficiale IBCS

Vai sul sito ufficiale e scopri il mondo IBCS