Reporting

"Il fine delle informazioni non è la conoscenza, ma la possibilità di prendere le giuste decisioni"

Peter Drucker

Mi ritrovo molto in questa affermazione di Peter Drucker e penso che il fine ultimo di un Report dovrebbe essere proprio quello di supportare le decisioni aziendali.

La redazione di un Report è un atto di comunicazione, che molto spesso avviene in modo automatico, senza troppe riflessioni. Ma ci siamo mai chiesti se abbiamo fornito le informazioni davvero rilevanti per supportare le decisioni del management o dell’imprenditore?

Viviamo in un’era in cui abbiamo a disposizione molti dati ed è difficile riuscire a cogliere l’essenziale, quelle informazioni di sintesi che ci permettono di capire velocemente come si sta muovendo un determinato fenomeno. Troppo frequentemente i sistemi di Business Intelligence – e più in generale tutti i sistemi informativi aziendali – diventano il fine della nostra attività, quando invece sono solo un mezzo per aiutarci a raggiungere i nostri scopi. È il Report, invece, lo strumento essenziale per poter ricavare le informazioni e la conoscenza che ci permetteranno di prendere le giuste decisioni.

Un buon sistema di Reporting va quindi disegnato in base alle esigenze dei suoi fruitori e dovrebbe essere:

Efficace:

fornire le informazioni necessarie a supportare le decisioni

Efficiente:

assorbire meno risorse possibili

Tempestivo:

fornire le informazioni al momento giusto

Accurato:

rispondere ad un adeguato grado di precisione

Nell’impostazione di un sistema di Reporting adotto gli International Business Comunication Standard (IBCS), che garantiscono una maggiore efficacia ed efficienza dei report. Si basano sulla semplice assunzione che “tutto quello che ha lo stesso significato dovrebbe avere anche lo stesso aspetto”. Per cui la scelta della modalità con cui visualizzare i dati non deve essere lasciata al caso, così come la struttura del report e tanti altri aspetti che molto spesso non vengono tenuti in considerazione. Mi avvalgo inoltre di strumenti come Zebra BI, che permettono di realizzare Report conformi agli IBCS in modo semplice e veloce.
Non dimentichiamoci poi che il Report è uno strumento di comunicazione che viene utilizzato nei modi più disparati, su supporti altrettanto diversi tra loro: inviato come pdf in un’e-mail, discusso in riunioni one-to-one, presentato davanti ad una vasta platea di colleghi. Anche questo aspetto non dovrebbe essere trascurato.
 
Vi siete mai chiesti, poi, quanti Report ci sono in azienda? Ogni quanto sono redatti e per quali scopi? Qual è la fonte da cui provengono le informazioni? Per massimizzare la loro efficacia è necessario progettare un sistema di Reporting organico, che non lasci nulla al caso.
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